El usuario de la base de datos verá que, luego del nombre y apellido de cada alta de empleo, hemos configurado una serie de columnas con distintas características. Cada una puede ser utilizada como filtro para generar búsquedas y cálculos más sofisticados, por lo que conviene aclarar el criterio con el que las construimos:

• “Cargo”: el empleo según su descripción textual en la fuente. La variedad es tan grande que impide la realización de estudios cuantitativos. Sin embargo, decidimos mantener la información, ya que puede dar pistas valiosas en el caso de una pesquisa particular.
• “Cargo simplificado”: son versiones más generales de los cargos de la columna anterior, con miras a poder realizar cuantificaciones. Por ejemplo, si en las tomas de razón se distingue entre un “abogado defensor”, un “abogado fiscal” y un “abogado relator”, en el filtro de cargo simplificado, solo se registra el cargo de “abogado”. Pese al esfuerzo por buscar el mínimo común denominador de designaciones, no pudimos más que reducir la nómina a 268 empleos diferentes, lo que es buena muestra de la enorme diversidad del universo analizado.
• “Ramo”: se trata de una clasificación por áreas o carteras de los empleos otorgados divididos en “Civil general”, “Diplomacia”, “Eclesiástico”, “Educación”, “Ejército-milicia”, “Gobierno”, “Hacienda” y “Justicia”. Desde ya, dada la amplitud temporal de la base de datos y las grandes transformaciones del aparato estatal, no siempre resulta sencillo adjudicar un determinado empleo a una secretaría o ministerio determinado y hay una cierta dosis de arbitrariedad en muchos casos. Las asignaciones no deben, pues, ser vistas como afirmaciones historiográficas taxativas por parte del equipo de trabajo, sino como una herramienta heurística diseñada tan sólo para ser útil a quien utilice la base de datos. Sin duda, el especialista encontrará muchas asignaciones discutibles o incluso erradas; estaremos dispuestos a corregirlas en las versiones futuras según sus sugerencias.
• “Tipo”: a diferencia del ramo, el tipo sólo designa el carácter “civil” o “militar” del empleo considerado. Esto resulta de gran importancia para nuestra investigación, que indaga respecto del proceso de militarización en el Río de la Plata y busca responder específicamente la pregunta de cuántos militares asumieron cargos civiles en cada período. De todos modos, reconocemos, nuevamente, que muchas de las atribuciones contienen un alto grado de arbitrariedad y podrían ser discutidas. No sólo porque, para buena parte del periodo considerado, resulta problemática la existencia de esferas civiles y militares separadas, sino porque una institución clave del mundo hispánico, como la milicia, es difícilmente clasificable de manera taxativa en esos términos.
• “Dependencia”: unidad militar o dependencia de gobierno al que está destinado el empleado. Con 1.679 destinos diferentes, esta entrada muestra la enorme complejidad de las estructuras estatales en formación. En particular, en el entramado militar de batallones y escuadrones mencionados, se percibe la magnitud del proceso de militarización en curso. La posibilidad de realizar mapeos detallados de estas unidades a partir de la base de datos resulta prometedora.
• “Lugar”: consigna cualquier referencia geográfica mencionada en la toma de razón como punto de destino. Con 1.511 lugares diferentes mencionados, habilita a entender y estudiar mejor el despliegue territorial del Estado, su ámbito de influencia y los lugares privilegiados por su accionar.
• “Fecha”: el año de otorgamiento del empleo. El filtro permite seleccionar una serie de años particulares para la pesquisa.
• “Período”: son los grandes períodos de gobierno y organización estatal según las convenciones historiográficas. Puede utilizarse o no, dependiendo del interés del usuario.
• “Resumen”: se trata de una segunda página con cuadros estadísticos básicos para visualizar mejor la información de la base de datos.