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La gestión de la información como herramienta de planificación y toma de decisiones

Posibilidades de innovación y barreras culturales en las universidades

José Alejandro Torres[1]

Palabras clave: gestión, información, planificación, innovación.


1. Introducción

En la actualidad la gestión de la información en las universidades nacionales constituye una valiosa herramienta para la planificación y toma de decisiones. En este sentido, disponer de información de calidad que represente la realidad institucional constituye la mejor inversión y representa una fuente de poder de enorme importancia. Para ello debe contarse con fuentes de información, confiables y seguras que permitan conformar y mantener bases de datos para la gestión de la información.

Las posibilidades de producir y disponer de información estadística detallada, confiable y actualizada en tiempo real se contraponen con las resistencias a un cambio cultural por parte de algunos sectores y actores de la comunidad universitaria.

Quienes tienen la responsabilidad de planificar y tomar decisiones deben poner en práctica la implementación de propuestas innovadoras que permitan aprovechar esa resistencia al cambio como una ventana de oportunidad para la eliminación de barreras culturales que impidan hacer un adecuado uso de las herramientas de gestión, logrando de este modo una evaluación permanente para la mejora.

2. Antecedentes y evolución

El CVar es un Registro Unificado y Normalizado a nivel nacional de los datos curriculares del personal científico y tecnológico que se desempeña en las distintas instituciones argentinas. 

El aplicativo CVar surge en 1998 por iniciativa de un grupo de gestores en ciencia y tecnología de la Secretaría de Políticas Universitarias (SPU), el Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas (CONICET) y la entonces Secretaría de Ciencia y Tecnología (SECYT), con el objetivo de organizar un registro unificado y normalizado, con actualización permanente y en línea, del personal científico y tecnológico argentino.

Hacia finales del año 2002 la gestión gubernamental en Ciencia y Tecnología (CyT) de la SECYT decidió adoptar la “Plataforma Lattes” desarrollada por el Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPQ) de Brasil, en el marco de la constitución de la Red Internacional de Fuentes de Información y Conocimiento para la Gestión de Ciencia, Tecnología e Innovación (Red ScienTI).

En octubre del 2004, en el marco del Decreto No. 443/04 que establece la conformación del SICYTAR, se lanzó el aplicativo CvLAC (Currículum Vítae Latinoamericano y del Caribe). Su puesta en marcha manifestó diversos problemas de implementación y adaptación a las especificidades y requerimientos del sistema científico-tecnológico argentino. En consecuencia, a partir del 2006 la SECYT comienza a elaborar un nuevo diseño conceptual del Registro Unificado y Normalizado de CV del personal científico y tecnológico argentino, con el objetivo de mejorar la calidad de la información y lograr una mayor claridad y amigabilidad para la carga y el uso de los currículums por la comunidad científico-tecnológica.

Con la creación del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva de la Nación, a fines del 2007, se ratifica la importancia estratégica del SICYTAR y se decide llevar a cabo un proceso de consultas de validación del diseño conceptual con las principales instituciones científico-tecnológicas del país, para luego desarrollar una aplicación informática acorde con el diseño consensuado. El resultado de ese proceso de consultas fue la formalización de los avales de las máximas autoridades de todos los organismos de ciencia y tecnología y las principales instituciones relacionadas con el sector universitario argentino.

Con ese importante apoyo interinstitucional, el Ministerio encaró el desarrollo informático del registro de CV basado en el diseño conceptual consensuado: el CVar. Este desarrollo cuenta con un aplicativo central de carga de datos curriculares, fruto del trabajo conjunto del Ministerio y el Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas (CONICET). Para su creación se tuvieron en cuenta los principales sistemas locales de registro de información curricular, de acuerdo con requerimientos acordados con todas las instituciones de ciencia y tecnología, con el fin de desarrollar un sistema integrador que permita abordar las necesidades y demandas de información y gestión curricular de nuestro país.

En abril de 2011 fue puesta en marcha la primera etapa del CVar producto de la adecuación del Sistema Integral de Gestión y Evaluación (SIGEVA), que actualmente utilizan el Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas (CONICET) y varias universidades (como la UBA y la UNC) a los requerimientos del CVar. Numerosos investigadores y becarios del CONICET se presentaron a partir de entonces a convocatorias de informes reglamentarios, proyectos y becas a través de esta aplicación y además aceptaron la gestión y publicación de sus datos en la base unificada de CV del CVar.

En julio de 2011 por la Resolución 693/11 se reglamenta el funcionamiento del CVar, estableciéndose el sistema de recolección, transferencia, administración y actualización de los datos curriculares y el modelo de “Convenio de Uso e Intercambio de Datos” entre el Ministerio y las instituciones que integran el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

Desde septiembre del 2011 el aplicativo central de carga del CVar, Registro Unificado y Normalizado a nivel nacional de los datos curriculares del personal científico y tecnológico que se desempeña en las distintas instituciones argentinas, está disponible para toda la comunidad científica y tecnológica en el sitio web del SICYTAR. Esta primera versión permite el intercambio de información curricular con el SIGEVA (CONICET y/o universidades) y el acceso a la información relativa a la producción científica y tecnológica de los docentes investigadores del Programa de Incentivos que participaron del último proceso de categorización.

3. El Sistema de Información de Ciencia y Tecnología Argentino – SICYTAR

El Sistema de Información de Ciencia y Tecnología Argentino (SICYTAR) fue creado por el Decreto N.º 443/04, está fundado en la colaboración interinstitucional dirigido específicamente a la conformación de tres importantes bases de datos, a través de las cuales se pueden consultar:

  1. Los antecedentes curriculares del personal científico y tecnológico argentino.
  2. Los grupos y proyectos de I+D existentes en Argentina.
  3. Las instituciones que realizan actividades científicas y tecnológicas en nuestro país.

El SICYTAR funciona en el marco de la Subsecretaría de Evaluación Institucional dependiente de la Secretaría de Articulación Científico Tecnológica del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva.

 Entre sus principales funciones se destacan:

  • Mantener un registro unificado con actualización permanente.
  • Producir información estadística detallada para elaborar indicadores y evaluar políticas de ciencia y tecnología.
  • Brindar una herramienta útil para el establecimiento de contactos entre investigadores, así como con los sectores gubernamental y empresarial.

Sus objetivos son:

  • Organizar y mantener un registro unificado y normalizado con actualización permanente y en línea del personal científico y tecnológico, y de los proyectos, grupos e instituciones de I+D existentes en el país.
  • Producir información estadística detallada, confiable y actualizada en tiempo “real” y elaborar nuevos indicadores científicos y tecnológicos nacionales para la formulación y la evaluación de políticas de Ciencia y Tecnología.
  • Estandarizar formatos para la tramitación de las principales gestiones administrativas en las instituciones del sector, como convocatorias y procesos de evaluación de individuos, grupos, proyectos e instituciones.
  • Ofrecer una herramienta de búsqueda con utilidad para el establecimiento de contactos entre investigadores nacionales y extranjeros y con los sectores gubernamental y empresarial.
  • Ofrecer a la sociedad argentina en su conjunto el acceso a un registro de datos de carácter público y a la información agregada de calidad sobre el sector de CyT nacional producida a partir de ella.

4. Propósito y finalidad del aplicativo CVar

Este aplicativo tiene como propósito brindar a la sociedad el acceso a un registro de datos de carácter público y a información estadística. Entre sus finalidades se pueden mencionar:

  • Provee información valiosa para la planificación y la toma de decisiones.
  • Promueve el intercambio de información entre individuos, grupos e instituciones.
  • Permite consultar qué, quién, cuándo, dónde y cómo se realiza investigación y desarrollo en Argentina.
  • Ofrece la posibilidad de realizar y participar en convocatorias institucionales, incluyendo las de financiamiento para proyectos, utilizando información cargada en el CVar y evitando que el investigador tenga que completar nuevamente su curriculum vitae en los formularios y bases de datos de las convocatorias.

Pueden formar parte todas aquellas personas que desarrollan actividades científicas y tecnológicas en instituciones argentinas oficiales o privadas, residan actualmente en el país o se encuentren realizando una estancia en el exterior. Esto es:

  • Investigadores y tecnólogos.
  • Becarios de investigación.
  • Personal de apoyo a la Ciencia y Tecnología.

El Registro de los antecedentes curriculares del personal científico y tecnológico argentino (CVar) constituye una necesidad de larga data en la comunidad científica y tecnológica argentina, cuya consolidación implica un compromiso de largo plazo de todas las instituciones científicas y tecnológicas participantes para el mejoramiento de la información contenida en el Registro en función de las nuevas necesidades de la política y la gestión.

El CVar se convierte de este modo en una herramienta que facilita la presentación de datos curriculares por parte de los investigadores a través de diversas plataformas que se nutren de ellos, como ser presentaciones de:

  • Pedidos de subsidios del Fondo para la Investigación Científica y Tecnológica (FONCYT) de la Agencia Nacional de Promoción Científica y Tecnológica (ANPCyT).
  • Informes y pedidos de subsidios al Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Técnicas (CONICET) a través del sistema SIGEVA.
  • Pedidos de subsidios a universidades a través del sistema SIGEVA de cada institución.
  • Fichas docentes en procesos de evaluación de la Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación Universitaria (CONEAU).
  • Solicitudes de categorización ante el Programa de Incentivos a los Docentes Investigadores (SPU-ME y SACT-MINCYT).

La Resolución MinCyT 693/11 reglamenta el funcionamiento del CVar, estableciéndose el sistema de recolección, transferencia, administración y actualización de los datos curriculares y el modelo de “Convenio de Uso e Intercambio de Datos” entre el Ministerio y las instituciones que integran el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación”.

5. Portal de Información de Ciencia y Tecnología Argentino

El último desarrollo del MinCyT es el Portal de información de Ciencia y Tecnología Argentino, una iniciativa que promueve la transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas, ligada a las políticas de gobierno abierto y que forma parte del Plan de Apertura de Datos establecido por el Poder Ejecutivo Nacional. Está dirigido a usuarios diversos: ciudadanos curiosos, científicos, emprendedores, funcionarios de gobierno, periodistas e informáticos.

Desde este portal se puede acceder de manera sencilla a diferentes secciones de información pública: qué se hace en ciencia, tecnología e innovación en Argentina, quiénes lo hacen, con qué equipamientos trabajan, en qué instituciones lo hacen, qué datos científicos están disponibles, qué resultados hay de estas actividades, y datos estadísticos sobre ellas.

Entre sus aplicaciones se pueden mencionar:

  • CVar: Registro Unificado y Normalizado de Datos Curriculares (CV) del Personal Científico y Tecnológico Argentino
  • Mi CV Impreso: herramienta de gestión de versiones impresas de los CV registrados en CVar para personas e instituciones.
  • Biblioteca Electrónica de Ciencia y Tecnología: portal de acceso a través de internet a los textos completos de libros y artículos de publicaciones periódicas científicas y tecnológicas, bases de datos referenciales, resúmenes de documentos y otras informaciones bibliográficas nacionales e internacionales en diversas áreas del conocimiento.
  • Sistema de Gestión de Turnos: para acceder a los servicios brindados por los grandes equipos adheridos a los sistemas nacionales de grandes instrumentos.

Además ofrece un conjunto de plataformas disponibles para la gestión de información:

  • El Gestor de Información Estadística del SICyTAR (GEICyT) es un desarrollo intra e interinstitucional que surgió a partir del requerimiento de la gestión tanto de algunas universidades públicas como de la Dirección de Información Científica del MINCYT. Esta plataforma brinda la posibilidad, a las instituciones del Sistema Científico y Tecnológico Argentino de acceder a la información estadística sistematizada de sus recursos humanos en CyT, que se encuentran registrados en CVar. Esta información permite describir estadísticamente al personal de cada institución así como dar respuesta a una serie de indicadores que el propio MINCYT recaba anualmente. Entre sus funcionalidades se encuentran:
  1. Vistas de indicadores preestablecidos, tablas de datos uni/bi/multivariadas, con la posibilidad de exportación para su procesamiento con diferentes aplicaciones.
  2. Tableros de información que contienen vistas gráficas y tablas de información relevante contenida en la plataforma.
  3. Acceso a cubos que permiten el análisis de la información contenida en la plataforma, por el usuario.

     

  • El SIGEO: es un sistema integral de gestión de las organizaciones para la carga, actualización y validación institucional de la información utilizada por los aplicativos como el CVar, SIGEVA CONICET y SIGEVA Universidad.
  • El SICYTARBox: es una herramienta de almacenamiento de archivos multiplataforma que brinda servicio a los usuarios permitiendo almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros usuarios.
  • Sistema Integrado de Indicadores CTI: es un portal de acceso al conjunto de indicadores de ciencia, tecnología e innovación, información estadística y documentos que surgen de la utilización de fuentes externas y encuestas propias en dimensiones como áreas prioritarias, producción científica, recursos humanos, recursos financieros y presupuesto público, entre otras.

Necesidad de innovar

Ante el escenario descripto surge la necesidad de provocar cambios deliberados en la universidad para mejorar su funcionamiento y orientarlo a la calidad (Marabotto, M. I. Grau, J. E, 2009), a través de la incorporación de lógicas y prácticas estandarizadas y normalizadas para el manejo y uso de la información que son propias del nivel universitario, para lo cual es factible diseñar un proyecto innovador, creativo, original y viable sobre la base de las siguientes etapas y fases (Guba, E. y Clark, D. L. 1965).

Gestión de la innovación

Quien lleva adelante la gestión comienza administrando, luego profundiza y culmina con la gestión del cambio, que es un caso particular de gestión. Hoy gestionar es casi sinónimo de gestionar el cambio. Innovar es diferente. La palabra innovación contiene otros significados. Surge del medio empresario, mientras que en educación, así como parece ser un elemento clave en los negocios, la innovación es crítica. La educación es una invención que hacemos para transformar a alguien. Cuando hay que tomar decisiones sobre personas que van a trabajar en la gestión de acá a diez años, se debe tratar la innovación. Primero hay que usar técnicas de diagnóstico, estado de la situación y luego la implementación para el cambio.

Acuerdo terminológico

imagen 1 cap 13

Según la profundidad de los cambios y si tocan o no la estructura, estos pueden ser:

cuadro 1 cap 13

Según este cuadro, innovación es el proceso de cambio institucional suficientemente innovador como para generar cambios institucionales. La idea o la implementación debería ser lo más creativa posible. La innovación también tiene que ver con la calidad. Para muchos autores, surge de climas de insatisfacción.

Para la gestión

Piso: administrar.

Cuando se propone mejorar por encima de lo estándar: hablamos de calidad.

Cuando queremos posicionarnos en un futuro: hablamos de innovación.

Estadios en la vida de una organización: administración eficiente – mejora de la calidad – innovación vista como cambios más audaces hacia el futuro.

imagen2cap13

Para que una institución como la universidad sea innovadora: debe tener capacidad de exploración del contexto (del afuera) y una cultura no muy endógena. Otro atributo que tiene el equipo es la mirada sistémica; si no es así, se puede degradar rápidamente a novedad. También la institución que está dispuesta a innovar tiene que salir un poco de los cánones, asumir algún riesgo, es decir, debe tener la capacidad de asumir riesgos. Además tendría que tener de reserva capital humano creativo. Con este paquete, la institución es innovadora.

Reacciones institucionales y personales frente al cambio

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Esta distribución tendría que transformarse en un mapa con proporciones: cuántos lo viven como una amenaza, cuántos están dispuestos al cambio, etc.

Modelo de innovación educativa de E. Guba y D. L. Clark

Involucra tres etapas, desagregadas en ocho fases:

  1. Etapa de gestación:
    a) fase de exploración;
    b) fase de invención;
    c) fase de diseño.
  2. Etapa de difusión:
    a) fase de información;
    b) fase de demostración.
  3. Etapa de adopción:
    a) fase de ensayo;
    b) fase de instalación;
    c) fase de institucionalización.

El proceso de gestación es largo; explorar, inventar y diseñar. Inventar es la idea rectora, después hay que desarrollar. Luego vendrá una etapa de difusión interna, que es previa a la adopción. La información oportuna es vital en los procesos de cambio.

El modelo descripto aplicado a esta situación podría ser:

I. Etapa de gestación

  1. Fase de exploración: en esta fase se detecta la posibilidad de incorporar una innovación. Para este caso particular, la innovación puede estar relacionada con:
  1. Necesidad de fomentar la cultura de uso de herramientas informáticas y tecnologías digitales para el almacenamiento, actualización uso y difusión de las información.
  2. Se detecta la posibilidad de incorporar una innovación sobre las actuales condiciones de guarda, registro, actualización y uso de los antecedentes curriculares del personal y su producción académica y científica.
  3. Las particularidades de la universidad en cuanto a la composición de su plantel docente.
  4. Las falencias de los métodos de gestión de la información utilizados en la actualidad.
  5. La necesidad de incorporar métodos innovadores y estandarizados para el manejo de la información
  6. La conveniencia de utilizar sistemas y aplicativos innovadores para la gestión de la información.

Para ello se diseñará un instrumento para medir el clima imperante en la universidad.

  1. Fase de invención (o creación):el objetivo de esta fase es expresar las nuevas ideas tendientes a generar las condiciones que permitan articular e integrar la manera tradicional del manejo de la información con las nuevas herramientas informáticas y tecnologías disponibles
  2. Fase de diseño: tiene por objetivo diseñar un esquema o boceto para llevar a la práctica la solución deseada. Cómo viabilizar la propuesta innovadora.

La idea del diseño propone dar solución al problema planteado mediante la implementación de una política de incentivos por parte de la universidad de modo tal de concientizar a las autoridades, gestores de información, cuerpo académico, investigadores y personal de apoyo, sobre la importancia del registro y actualización de antecedentes curriculares en el “Sistema Unificado CVar” y la consecuente conformación de la Base de Datos Unificada, que asegure y facilite el ingreso, almacenamiento, tratamiento, transferencia y actualización de los Datos e Información de los Sujetos Obligados que la integran, en función de las disponibilidades tecnológicas, recursos y sistemas de archivos utilizados por la institución.

II. Etapa de difusión

  1. Fase de información: la innovación es objeto de análisis, discusión y crítica. Las partes relacionadas con la innovación toman nota de la posible novedad de la solución sugerida e “imaginan” la eventual utilidad y eficacia de la nueva idea. Acá deben evaluarse los posibles impactos negativos o resistencias y ver la posibilidad de atenuarlos.

    El mayor problema que puede presentarse en este proceso de innovación es el de la resistencia a las reformas, fundamentalmente por parte de docentes con mayor trayectoria, poco permeable a los cambios y muy conservadores, como también de algunas autoridades que desempeñan funciones de gobierno, quienes, probablemente por su jerarquía y por haber sido formados en otra cultura, sean partidarios de mantener la inercia con la que se venían manejando.

     

  2. Fase de demostración: es el período durante el cual es posible “ver” los resultados de la innovación que se desea introducir en el sistema de gestión de la información. En esta etapa es esencial que se hayan eliminado los “prejuicios” en contra de la nueva idea. Esta etapa funciona si en la fase anterior se eliminaron o neutralizaron todos los prejuicios. Se busca generar un clima de confianza y tranquilidad ante la incertidumbre lógica de la innovación que se quiere implementar.

III. Fase de adopción

En esta etapa ya no se discute la conveniencia de la innovación, sobre la que existe suficiente información y modos de implementación: lo que se discute es la mejor manera de llevar a la realidad la nueva solución que se ha ideado. Se distinguen tres fases:

  1. Fase de ensayo: las nuevas ideas han convencido. La demostración que se ha hecho sobre una realidad concreta educacional ha probado no solo que es posible, sino que el nuevo procedimiento es más conveniente.
  2. Fase de instalación: los docentes, que ya han ensayado con éxito la innovación, tratan de adecuar el resto de los elementos del sistema educativo a las exigencias de una coherencia mínima con la innovación aceptada recientemente. Durante esta fase, se produce una situación favorable a la revisión de otros “lugares” del sistema, lo cual obliga a sus defensores a una continua puesta a punto y perfeccionamiento de la nueva manera de operar.
  3. Fase de institucionalización: durante esta fase se produce la integración de la innovación con el sistema y es aceptada por todos. Ya la innovación forma parte de la cultura. Llegar a esta instancia es la situación ideal en cuanto a la materialización y concreción de la innovación propuesta

6. Conclusiones

Se trata de procesos largos, en los que se deben respetar las etapas y las fases, estas no son arbitrarias, ni puede pretenderse obtener soluciones o cambios inmediatos, tienen una base de racionalidad que intenta manejar la información y participación sin que los niveles de conflicto amenacen la innovación, de lo contrario, la hacen inviable.

Bibliografía

Guba, E. y Clark, D. L. (1965): An examination of potencial change roles in education. Commitee for study of Instruction Symposium: Innovation in planning school curricula. Ariel House.

Marabotto, M. I. Grau, J. E. (2009). El gobierno y la gestión de instituciones de formación en procesos de cambio: análisis de la innovación. Buenos Aires: FUNDEC.

Portal de Información de Ciencia y Tecnología, https://bit.ly/2QLuKDi.


  1. Licenciado en Educación por la Universidad Nacional de Quilmes, Especialista en Gestión de las Instituciones de FLACSO, Magister en Gestión Educativa por CAECE. Docente Investigador categorizado por el Programa Nacional de Incentivos y el Régimen Científico del Ministerio de Defensa. Actualmente se desempeña como asesora especializado Científico Tecnológico de la Universidad de la Defensa Nacional (UNDEF).


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